輕松學(xué)習(xí)產(chǎn)品出口代理業(yè)務(wù)流程

一、業(yè)務(wù)目標(biāo)

 

        1、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)

 

        1.1獲取經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)。

 

        1.2擴(kuò)大市場(chǎng)份額。

 

        1.3保證資金安全，降低貨款回籠風(fēng)險(xiǎn)。

 

        2財(cái)務(wù)目標(biāo)

 

        2.1核算規(guī)范，確保銷售收入及應(yīng)收賬款的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

 

        3合規(guī)目標(biāo)

 

        3.1產(chǎn)品銷售符合國(guó)家有關(guān)外貿(mào)、外匯、海關(guān)政策及國(guó)際慣例。

 

        3.2采購(gòu)合同或出口代理協(xié)議、國(guó)際貿(mào)易（出口）合同符合合同法等國(guó)家法律、法規(guī)和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度。

 

二．業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

 

        1、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)

 

        1.1隨意降價(jià)導(dǎo)致收入減少。

 

        1.2擅自提價(jià)導(dǎo)致市場(chǎng)丟失。

 

        1.3賒銷失控導(dǎo)致壞賬或貨款不能及時(shí)回籠。

 

        1.4貨物發(fā)運(yùn)不符合銷售管理規(guī)定。

 

        1.5未經(jīng)審核，擅自變更采購(gòu)合同或出口代理協(xié)議、國(guó)際貿(mào)易（出口）合同標(biāo)準(zhǔn)文本中涉及權(quán)利、義務(wù)條款導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。

 

        2、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

 

        2.1信用證交單不及時(shí)，單證不符。

 

        2.2虛增或截留收入。

 

        2.3銷售收入計(jì)算錯(cuò)誤。

 

        2.4貨款回籠誤入賬戶。

 

        2.5應(yīng)收賬款不及時(shí)催收，出現(xiàn)呆賬、壞賬。

 

        3、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)

 

        3.1違反國(guó)家外貿(mào)、外匯、海關(guān)政策和國(guó)際慣例。

 

        3.2采購(gòu)合同或出口代理協(xié)議、國(guó)際貿(mào)易（出口）合同不符合合同法等國(guó)家法律、法規(guī)和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，造成損失。

 

三、業(yè)務(wù)流程步驟及控制點(diǎn)

 

        1、合同洽談

 

        1.1外貿(mào)代理公司對(duì)境外客戶詢價(jià)按產(chǎn)品分類由專人負(fù)責(zé)，并根據(jù)詢價(jià)尋找供應(yīng)商。

 

        1.2外貿(mào)代理公司業(yè)務(wù)人員利用股份公司產(chǎn)品資源主動(dòng)與境外客戶聯(lián)系進(jìn)行產(chǎn)品市場(chǎng)開發(fā)工作、函電來(lái)往、合同洽談、提供樣品等具體事宜。

 

        1.3對(duì)境外新客戶，由外貿(mào)代理公司部門經(jīng)理根據(jù)對(duì)客戶公司資料的分析，組織進(jìn)行評(píng)審。

 

        2、合同簽訂

 

        2.1外貿(mào)代理公司業(yè)務(wù)人員在與供應(yīng)商達(dá)成一致意見后，按照經(jīng)法律事務(wù)部審定的標(biāo)準(zhǔn)合同文本制作采購(gòu)合同或出口代理協(xié)議，同時(shí)填寫評(píng)審表格；由部門經(jīng)理、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及外貿(mào)代理公司分管副經(jīng)理組織評(píng)審。

 

        2.2外貿(mào)代理公司業(yè)務(wù)人員在與境外客戶就國(guó)際貿(mào)易（出口）合同條款達(dá)成一致后，負(fù)責(zé)制作國(guó)際貿(mào)易（出口）合同，同時(shí)填寫評(píng)審表格；由業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門經(jīng)理進(jìn)行合同評(píng)審。

 

        2.3外貿(mào)代理公司對(duì)經(jīng)評(píng)審后的合同，根據(jù)合同金額、按照授權(quán)權(quán)限，由相應(yīng)業(yè)務(wù)人員與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或出口代理協(xié)議、與境外客戶簽訂國(guó)際貿(mào)易（出口）合同。

 

        3、支付供應(yīng)商貨款

 

        3.1外貿(mào)代理公司支付供應(yīng)商貨款，應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同或出口代理協(xié)議要求辦理。支付貨款和相關(guān)費(fèi)用時(shí)需填寫貨款支付申請(qǐng)表，經(jīng)業(yè)務(wù)部門經(jīng)理審核通過(guò)并經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后予以付款。

 

        4、貨物檢驗(yàn)和出運(yùn)

 

        4.1外貿(mào)代理公司對(duì)采購(gòu)或代理產(chǎn)品和服務(wù)的驗(yàn)證，由經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員按合同規(guī)定進(jìn)行。

 

        4.2出口產(chǎn)品備妥后，外貿(mào)代理公司經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員按國(guó)際貿(mào)易（出口）合同要求，組織對(duì)產(chǎn)品檢驗(yàn)，安排租船訂艙，并對(duì)承運(yùn)方進(jìn)行貨代評(píng)審。

 

        4.3出口產(chǎn)品發(fā)運(yùn)，外貿(mào)代理公司經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員按國(guó)際貿(mào)易（出口）合同要求安排出運(yùn)，領(lǐng)取出口收匯核銷單，經(jīng)部門經(jīng)理審查登記后辦理貨物出口報(bào)關(guān)手續(xù)。

 

        5、收匯

 

        5.1匯付項(xiàng)下，外貿(mào)代理公司業(yè)務(wù)人員及時(shí)將全套單據(jù)通過(guò)安全途徑送達(dá)境外客戶。

 

        5.2托收和信用證項(xiàng)下，外貿(mào)代理公司經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員在審核單據(jù)后，制作交單申請(qǐng)，并簽字交財(cái)務(wù)部門，及時(shí)辦理銀行交單或議付手續(xù)。

 

        6催收賬款

 

        6.1外貿(mào)代理公司經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員同時(shí)負(fù)責(zé)催收貨款，對(duì)逾期不能收匯，催收無(wú)效給股份公司造成損失的，則按責(zé)任事故處理權(quán)限及處罰規(guī)定辦理，并保留相應(yīng)的記錄。

 

        7、核銷退稅

 

        7.1外貿(mào)代理公司業(yè)務(wù)人員及時(shí)將報(bào)關(guān)后有關(guān)單據(jù)轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部門，并填寫單據(jù)轉(zhuǎn)交表格，由財(cái)務(wù)部門簽收后，按規(guī)定的期限及時(shí)辦理外匯核銷手續(xù)。

 

        7.2代理出口業(yè)務(wù)由財(cái)務(wù)部門及時(shí)辦理貨物代理出口證明，由代理出口業(yè)務(wù)部門將有關(guān)資料寄給供貨商。自營(yíng)出口業(yè)務(wù)在核銷后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)將有關(guān)單據(jù)填寫單據(jù)轉(zhuǎn)交表格，由財(cái)務(wù)部門簽收。

 

        7.3財(cái)務(wù)部門經(jīng)財(cái)務(wù)稽核人員復(fù)核發(fā)票及有關(guān)單據(jù)后，及時(shí)辦理出口退稅及核銷手續(xù)。

 

        8、售后工作

 

        8.1對(duì)供應(yīng)商和境外客戶提出的投訴和理賠，外貿(mào)代理公司出口業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)處理，分析原因、找出責(zé)任人，并采取相應(yīng)的措施。

 

        8.2外貿(mào)代理公司應(yīng)對(duì)供應(yīng)商和境外客戶進(jìn)行年度滿意度情況調(diào)查。

 

四、業(yè)務(wù)流程圖表業(yè)務(wù)目標(biāo)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)監(jiān)督檢查方法流程圖

 

        1、獲取經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)

 

        2、擴(kuò)大市場(chǎng)份額

 

        3、保證資金安全,降低貨款回籠風(fēng)險(xiǎn)

 

        4、核算規(guī)范，確保銷售收入和應(yīng)收賬款的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整

 

        5、產(chǎn)品銷售符合國(guó)家有關(guān)外貿(mào)、外匯、海關(guān)政策及國(guó)際慣例

 

        6、采購(gòu)合同或出口代理協(xié)議、國(guó)際貿(mào)易（出口）合同符合合同法等國(guó)家法律、法規(guī)和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度

 

        6.1隨意降價(jià)導(dǎo)致收入減少。

 

        6.2擅自提價(jià)導(dǎo)致市場(chǎng)丟失。

 

        6.3賒銷失控，導(dǎo)致壞賬或貨款不能及時(shí)回籠。

 

        6.4貨物發(fā)運(yùn)不符合銷售管理規(guī)定。

 

        6.5未經(jīng)審核，擅自變更采購(gòu)合同或出口代理協(xié)議、國(guó)際貿(mào)易（出口）合同標(biāo)準(zhǔn)文本中涉及權(quán)利、義務(wù)條款導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。

 

        6.6信用證交單不及時(shí)，單證不符(控制點(diǎn)

 

        6.7虛增或截留收入。

 

        6.8銷售收入計(jì)算錯(cuò)誤。

 

        6.9貨款回籠誤入賬戶。

 

        6.10應(yīng)收賬款不及時(shí)催收，出現(xiàn)呆賬、壞賬。

 

        6.11違反國(guó)家外貿(mào)、外匯、海關(guān)政策和國(guó)際慣例。

 

        6.12采購(gòu)合同或出口代理協(xié)議、國(guó)際貿(mào)易（出口）合同不符合合同法等國(guó)家法律、法規(guī)和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求造成損失。

 

        7、合同洽談

 

        8、合同簽訂

 

        9、支付供應(yīng)商貨款

 

        10、貨物檢驗(yàn)和出運(yùn)

 

        11、收匯

 

        12、催收賬款

 

        13、核銷退稅

 

        14、售后工作工作

 

        14.1外貿(mào)代理公司對(duì)境外客戶詢價(jià)按產(chǎn)品分類由專人負(fù)責(zé)，并根據(jù)詢價(jià)尋找供應(yīng)商。

 

        14.2檢查是否有往來(lái)信件傳真記錄。

 

        14.3對(duì)境外新客戶，由部門經(jīng)理根據(jù)對(duì)客戶公司資料的分析，組織進(jìn)行評(píng)審。

 

        14.4檢查是否進(jìn)行新客戶評(píng)審。

 

五、合同簽訂

 

        1、外貿(mào)代理公司業(yè)務(wù)人員在與供應(yīng)商初步達(dá)成一致意見后，按照經(jīng)法律事務(wù)部審定的標(biāo)準(zhǔn)合同文本制作采購(gòu)合同或出口代理協(xié)議，同時(shí)填寫評(píng)審表格；由部門經(jīng)理、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及外貿(mào)代理公司分管副經(jīng)理組織評(píng)審，檢查評(píng)審表是否有相關(guān)授權(quán)人員簽字。

 

        2、外貿(mào)代理公司業(yè)務(wù)人員在與境外客戶就國(guó)際貿(mào)易（出口）合同條款達(dá)成一致后，負(fù)責(zé)制作國(guó)際貿(mào)易出口合同，同時(shí)填寫評(píng)審表格，由業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門經(jīng)理進(jìn)行合同評(píng)審。

 

        3、檢查評(píng)審表是否有相關(guān)授權(quán)人員簽字

 

        4、外貿(mào)代理公司對(duì)經(jīng)評(píng)審后的合同，根據(jù)合同金額、按照授權(quán)權(quán)限，由相應(yīng)業(yè)務(wù)人員與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或出口代理協(xié)議、與境外客戶簽訂國(guó)際貿(mào)易（出口）合同。

 

        5、檢查合同金額及合同簽字人授權(quán)權(quán)限。

 

        6、支付供應(yīng)商貨款

 

        6.1外貿(mào)代理公司支付供應(yīng)商貨款，應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同或出口代理協(xié)議要求辦理。支付貨款和相關(guān)費(fèi)用時(shí)需填寫貨款支付申請(qǐng)表，經(jīng)業(yè)務(wù)部門經(jīng)理審核通過(guò)并經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后予以付款。

 

        6.2檢查相關(guān)貨款支付申請(qǐng)表是否有部門經(jīng)理簽字。

 

        7、貨物檢驗(yàn)和出運(yùn)

 

        7.1外貿(mào)代理公司對(duì)采購(gòu)或代理產(chǎn)品和服務(wù)的驗(yàn)證，由經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員按合同規(guī)定進(jìn)行。4.1檢查是否有相關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量證，數(shù)量證。

 

        7.2出口產(chǎn)品備妥后，外貿(mào)代理公司經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員按國(guó)際貿(mào)易（出口）合同要求，組織對(duì)產(chǎn)品檢驗(yàn)，安排租船訂艙，并對(duì)承運(yùn)方進(jìn)行貨代評(píng)審。4.2檢查貨代評(píng)審表及相關(guān)資料是否通過(guò)運(yùn)輸部門評(píng)審。

 

        7.3出口產(chǎn)品發(fā)運(yùn)，外貿(mào)代理公司經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員按國(guó)際貿(mào)易（出口）合同要求安排出運(yùn)，領(lǐng)取出口收匯核銷單，經(jīng)部門經(jīng)理審查登記后辦理貨物出口報(bào)關(guān)手續(xù)。

 

        7.4檢查對(duì)應(yīng)合同條件下的相關(guān)對(duì)應(yīng)單據(jù)記錄。

 

        8、收匯

 

        8.1匯付項(xiàng)下，外貿(mào)代理公司業(yè)務(wù)人員及時(shí)將全套單據(jù)通過(guò)安全途徑送達(dá)境外客戶。

 

        8.2檢查是否有寄單收條。

 

        8.3托收和信用證項(xiàng)下，外貿(mào)代理公司經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員在審核單據(jù)后，制作交單申請(qǐng)，并簽字交財(cái)務(wù)部門，及時(shí)辦理銀行交單或議付手續(xù)。

 

        8.4檢查是否有交單申請(qǐng)表，及簽字。

 

        9、催收賬款

 

        9.1外貿(mào)代理公司經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員同時(shí)負(fù)責(zé)催收貨款，對(duì)逾期不能收匯，催收無(wú)效給股份公司造成損失的，則按責(zé)任事故處理權(quán)限及處罰規(guī)定辦理，并保留相應(yīng)的記錄。

 

        9.2檢查貨款催收情況，對(duì)未能按期收回應(yīng)收貨款的責(zé)任人是否按規(guī)定進(jìn)行處罰。

 

        10、核銷退稅

 

        10.1外貿(mào)代理公司業(yè)務(wù)人員及時(shí)將報(bào)關(guān)后有關(guān)單據(jù)轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部門，填寫單據(jù)轉(zhuǎn)交表格，由財(cái)務(wù)部門簽收后，按規(guī)定的期限及時(shí)辦理外匯核銷手續(xù)。

 

        10.2檢查有財(cái)務(wù)部門簽字的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)交表。

 

        10.3代理出口業(yè)務(wù)由財(cái)務(wù)部門及時(shí)辦理貨物代理出口證明，由代理出口業(yè)務(wù)部門將有關(guān)資料寄給供貨商。自營(yíng)出口業(yè)務(wù)在核銷后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)將有關(guān)單據(jù)填寫單據(jù)轉(zhuǎn)交表格，由財(cái)務(wù)部門簽收。

 

        10.4財(cái)務(wù)部門經(jīng)財(cái)務(wù)稽核人員復(fù)核發(fā)票及有關(guān)單據(jù)后，及時(shí)完成退稅及核銷工作。

 

        10.5檢查發(fā)票及有關(guān)單據(jù)是否經(jīng)財(cái)務(wù)稽核人員復(fù)核，退稅核銷工作是否完成。

 

        11、售后工作

 

        11.1對(duì)供應(yīng)商和境外客戶提出的投訴和理賠，出口業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)處理，分析原因，找出責(zé)任人，并采取相應(yīng)的措施。

 

        11.2外貿(mào)代理公司應(yīng)對(duì)供應(yīng)商和境外客戶進(jìn)行年度滿意度情況調(diào)查。